NFCタグを活用した既存設備のシステム化で業務効率化を実現
札幌を中心に不動産賃貸業を展開する株式会社桂和商事は、各テナントに電気代を請求するための検針業務において、非効率な業務フローに起因する様々な課題を抱えていました。
当社はこれまで手作業で行われていた業務フローを見直し、NFCタグを活用したシステム化を提案。既存設備への導入が難しいと思われていた検針業務のシステム化によって大幅な業務の効率化を実現しました。
お客様の課題
これまでの検針業務は、管理業務の一環としてビル管理人がメーターを目視で確認し、検針ノートに数値を記載。報告を受けた経理担当者が検針結果を手作業で請求システムに入力するというもので、各種データも一元管理されていませんでした。このため、前月、前年の対比で数値に大きな差異があった際に発せられる請求システムからの警告に対し、再検針を行う必要がありました。実際の99％はお客様の使い過ぎによるものでしたが、数値を再確認するまでは入力ミスとの判別が難しく、毎月約130件発生していた再検針業務は大きな負担になっていました。
ご提案の内容
NFCタグを活用した既存設備のシステム化で業務効率化を実現
最近ではメーター自体にシステム化の仕組みが搭載され、業務の効率化に対応している機器もありますが、今回のケースでは新しい機器への入替は現実的に難しく、既存設備のままシステム化に対応することが求められました。
これに対して、当社はNFC（近距離無線通信）タグを活用した自動アプリによる検針業務のシステム化を提案。専用のタブレット端末をかざすだけで、新たに構築した管理サイトに検針値を送信、過去データの参照を瞬時に行うなど、異常値の即時診断が可能になり、再検針がほぼ不要になりました。また、入力数を減らすなどの操作性、視認性を高めた画面デザインなど、アプリは誰でも簡単に、手間を掛けずに業務が行える点に配慮。各種データの自動同期のほか、請求システムへのデータ入力がUSBメモリなどによるCSV読み込みで完了するなど、一連のシステム化によって圧倒的な業務の効率化を実現しました。
導入効果
誰もが簡単な操作で、手間を掛けずに正確な検針業務が行える自動検針システムは、作業を効率化するとともに、過去データの参照も瞬時に行えるため、再検針業務はほぼゼ口を実現、業務に掛かる負担が大幅に削減されました。
また、検針業務を行う管理人は50～60歳台が多く、新しい業務フローへの懸念もありましたが、視認性の高い画面デザインやシンプルな操作性でスムーズな移行を実現。端末に表示された指示に従うだけですべての作業が完了するため、確実な検針業務が行えるようになりました。
お客様の声
-「管理業務全般のシステム化を検討しています」-
これまでの検針業務は、業務負担だけでなく、心象的にも現場担当者から不評でした。導入に際し、大きく変わる業務フローへの不安から反対も多かったのですが、業務負担が大幅に軽減され、特に実際に再検針を行っていた管理担当者から高く評価されています。
既存設備のシステム化は難しいと考えていましたが、今回の案件をユーザーサイドが実現してくれたことで、今後は管理業務全般への導入も検討しています。
企業情報
株式会社桂和商事
設立：1963（昭和38）年12月
従業員規模：51~200名
事業内容：不動産賃貸業（貸ビル業、賃貸マンション業、駐車場業）